Het zal wel komen omdat ik van oorsprong een technische achtergrond heb en dat daarom de term  "meten = weten" door mij als onontkoombare waarheid wordt gezien. Binnen  kwaliteitsmanagement is deze vergelijking ook belangrijk geworden, denk bijvoorbeeld aan de PDCA cyclus.

Bij projectbeheersingsvraagstukken heb ik veel nut aan de "meten = weten" theorie.

Beheren

Het is vrij normaal dat een projectcontroller de uitgaven van een project beheerd en netjes de uitgaven inboekt in een financieel systeem en daaruit rapporteert. De rapportage is een momentopname van de uitgaven. Hier wordt het resultaat op een bepaald moment gemeten en vergeleken met het startmoment (de nulmeting). We beheren het project.

Beheersen

Willen we meer, en het project ook beheersen dan hebben we andere meetgegevens nodig en vergelijken we de gerealiseerde uitgaven met een andere referentiewaarde; de prognose.

De prognose is dat een deel van het budget die gepland is om tot aan dat moment te hebben uitgegeven Bij projecten waarvan de kosten gelijkmatig over de tijd wordt uitgegeven is de geprognotiseerde waarde eenvoudig te bepalen. Helaas zijn er maar weinig projecten die daaraan voldoen. Het is vaak noodzakelijk een project in kleinere deelproducten uit te splitsen en de deelkosten in de planning zichtbaar te maken.

Tevens is de voortgang van het werk van belang. De voortgang van het werk geeft aan welke activiteiten zijn uitgevoerd en welke nog moeten worden gerealiseerd. De voortgang van het werk wordt vaak uitgedrukt in een percentage van het totale werk. De controller zoekt echter naar de eurowaarde die daar bij hoort.

Zetten we op een bepaald moment de prognose (planning) naast de voortgang van het werk (realiteit) dan zien we altijd een verschil. Een goede projectcontroller gaat op zoek naar de oorzaak van het verschil, bepaalt het risico, zoekt naar oplossingen en rapporteert/adviseert hierover.

Als deze werkwijze consequent wordt doorgevoerd is het mogelijk om overschrijdingen van projecten tijdig te signaleren om tijdig maatregelen te treffen.

Meten = weten. Bij projectbeheersing is daarvoor minimaal noodzakelijk: een meetmoment, de geplande waarde van dat moment en de gerealiseerde waarde op dat moment.

Een project business case is een middel voor een opdrachtgever om een onderbouwde keuze te maken over hoe en tegen welke kosten een projectdoel kan worden gehaald. De opdrachtgever geeft het doel en de randvoorwaarden aan en het projectmanagement bedenkt hiervoor een aantal moooie SMART plannen. De randvoorwaarden worden over het algemeen verwoord in tijd, geld en kwaliteit.

Tijdens het analyseren van de business cases van een aantal afgesloten projecten kwam ik bij één project een randvoorwaarde tegen waarbij ik grote twijfel heb over de bedrage in de doelstelling. Het betrof een automatiseringsproject van een primair proces van de organisatie, met als hoofddoel het proces te versnellen en fouten te reduceren. Als randvoorwaarde stond geschreven: "het opgeleverde product mag het huidige werkproces niet beïnvloeden".

Ik heb nog een aantal vragen gesteld, waaronder: is dit project uitgevoerd en wat zijn de resultaten?

Vandaag werd ik geconfronteerd met het gegeven dat mensen verschillend kijken tegen de functie en rol van de projectcontroller.

Mijn gesprekspartner is op zoek naar een projectcontroller, interessant, denk ik dan, dat kunstje ken ik en het is de functiebenaming waarmee ik mij presenteer. Conclusie: hier liggen voor beide partijen grote mogelijkheden en zonnige toekomsten.

Het gesprek loopt echter voor geen meter. Zoekend naar de reden komt de vraag aan de orde wat we verstaan onder de taken en verantwoording van een projectcontroller. "De financiële administratie doen" zegt mijn gesprekspartner. "Het project beheersbaar maken en houden" is mijn inbreng. Dit zijn twee verschillende invalshoeken voor dezelfde functiebenaming.

Projectcontrol is iets anders dan de projectadministratie. De projectcontroller kan deze administratieve taak erbij hebben of hierover deskundig advies geven. De kerntaak van de projectcontroller is het beheersen van het project, hij signaleert problemen en draagt oplossingen aan. Peter Markensteijn heeft hierover in 2004 een prima stuk geschreven, zie http://pm3.markensteijn.com/projectcontroller.htm.

Dit weekend start de lente, de zonnige tijden komen er weer aan. Deze opdracht heb ik niet meegenomen.

Een blog bijhouden is een uitdaging op zich. Er zijn voldoende redenen om dit niet te doen: te druk, geen tijd, even niet dus.

Aan de andere kant kom ik voldoende tegen om hier neer te schrijven, onverwachte bevindingen,bedrijfseconomische ontwikkelingen, organisatiecultuur en menselijk gedrag. Redenen genoeg om hier af en toe iets over te vinden en dat op te schrijven.

Dat begint al met de start van deze Blog, die tevens gekoppelt is aan de Twigger account "mnadvies".

Verleden week werd ik, voor de xxxte keer, er op gewezen dat een Twigger account nodig is om je beroepsmatige activiteiten wereldkundig te maken, bovendien is het beter voor de SEO vriendelijkheid. Omdat ik me ook bezig houd met website ontwikkeling was dat me wel bekend. Echter ik heb Twitter tot heden van me af kunnen houden. Dat gaat niet meer als je een website moet ontwikkelen met een connectie van en naar Twitter. Op dat moment zag ik ook de mogelijkheden voor MNadvies: het via twitter informeren van, voor anderen, mogelijk interessante informatie, content in website taal.