Het zal wel komen omdat ik van oorsprong een technische achtergrond heb en dat daarom de term  "meten = weten" door mij als onontkoombare waarheid wordt gezien. Binnen  kwaliteitsmanagement is deze vergelijking ook belangrijk geworden, denk bijvoorbeeld aan de PDCA cyclus.

Bij projectbeheersingsvraagstukken heb ik veel nut aan de "meten = weten" theorie.

Beheren

Het is vrij normaal dat een projectcontroller de uitgaven van een project beheerd en netjes de uitgaven inboekt in een financieel systeem en daaruit rapporteert. De rapportage is een momentopname van de uitgaven. Hier wordt het resultaat op een bepaald moment gemeten en vergeleken met het startmoment (de nulmeting). We beheren het project.

Beheersen

Willen we meer, en het project ook beheersen dan hebben we andere meetgegevens nodig en vergelijken we de gerealiseerde uitgaven met een andere referentiewaarde; de prognose.

De prognose is dat een deel van het budget die gepland is om tot aan dat moment te hebben uitgegeven Bij projecten waarvan de kosten gelijkmatig over de tijd wordt uitgegeven is de geprognotiseerde waarde eenvoudig te bepalen. Helaas zijn er maar weinig projecten die daaraan voldoen. Het is vaak noodzakelijk een project in kleinere deelproducten uit te splitsen en de deelkosten in de planning zichtbaar te maken.

Tevens is de voortgang van het werk van belang. De voortgang van het werk geeft aan welke activiteiten zijn uitgevoerd en welke nog moeten worden gerealiseerd. De voortgang van het werk wordt vaak uitgedrukt in een percentage van het totale werk. De controller zoekt echter naar de eurowaarde die daar bij hoort.

Zetten we op een bepaald moment de prognose (planning) naast de voortgang van het werk (realiteit) dan zien we altijd een verschil. Een goede projectcontroller gaat op zoek naar de oorzaak van het verschil, bepaalt het risico, zoekt naar oplossingen en rapporteert/adviseert hierover.

Als deze werkwijze consequent wordt doorgevoerd is het mogelijk om overschrijdingen van projecten tijdig te signaleren om tijdig maatregelen te treffen.

Meten = weten. Bij projectbeheersing is daarvoor minimaal noodzakelijk: een meetmoment, de geplande waarde van dat moment en de gerealiseerde waarde op dat moment.